Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

Doküman İsmi          :Hars Traktör ve Yedek Parça Üretimi Otomotiv Sanayi İç ve Dış Ticaret Pazarlama Anonim Şirketi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası 

Hedef Kitle                :  Hars Traktör ve Yedek Parça Üretimi Otomotiv Sanayi İç ve Dış Ticaret Pazarlama Anonim Şirketi tarafından kişisel verileri işlenen ( çalışanlar dışındaki ) tüm gerçek kişiler.

Hazırlayan                :  Hars Traktör ve Yedek Parça Üretimi Otomotiv Sanayi İç ve Dış Ticaret Pazarlama Anonim Şirketi

Versiyon                    :  1.0

Onaylayan                 : Hars Traktör ve Yedek Parça Üretimi Otomotiv Sanayi İç ve Dış Ticaret Pazarlama Anonim Şirketi Yönetimi tarafından onaylanmıştır. 

Yürürlük Tarihi       : 31.12.2019

 

BÖLÜM 1  

 

    1. GİRİŞ

            Kişisel verilerin korunması Hars Traktör ve Yedek Parça Üretimi Otomotiv Sanayi İç ve Dış Ticaret Pazarlama Anonim Şirketi‘nin ( Şirket ) öncelikleri arasındadır. İşbu Hars Traktör ve Yedek Parça Üretimi Otomotiv Sanayi İç ve Dış Ticaret Pazarlama Anonim Şirketi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ( Politika ) çerçevesinde şirket tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve şirketimizin veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda ( Kanun ) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler açıklanmakta ve böylelikle şirketimiz, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır. Bu kapsamdaki sorumluluğumuzun tam bilinci ile kişisel verileriniz işbu politika kapsamında işlenmekte ve korunmaktadır.  

 

Hars Traktör ve Yedek Parça Üretimi Otomotiv Sanayi İç ve Dış Ticaret Pazarlama Anonim Şirketi

Adres
REİS MAHALLESİ 1. SOKAK NO:8 AKŞEHİR / KONYA
T: +90 332 816 17 10 (Pbx)
F: +90 332 816 13 83

info@harstraktor.com
www.harstraktor.com

 

    1. KAPSAM

            Bu politika; şirketimiz çalışanları haricindeki kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. Söz konusu kişisel veri sahiplerine ilişkin detaylı bilgilere işbu politikanın Kişisel Veri Sahipleri dokümanından ulaşılması mümkündür.

 

    1. POLİTİKA’NIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI

            Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, şirketimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir. Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları Şirket uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlemektedir. 

 

    1. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ  

            Şirketimiz tarafından hazırlanan bu politika 31.12.2019 tarihlidir. Politikanın tamamının veya belirli maddelerinin yenilenmesi durumunda politikanın yürürlük tarihi güncellenecektir. Politika şirketimizin internet sitesinde (www.harstraktor.com) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

 

BÖLÜM 2 - KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

 

2.1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

            Şirketimiz, kanunun 12. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik ve idari tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

 

2.2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI  

            Hassasiyet arz eden kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle kanun kapsamında özel önem atfedilmiştir. Bu “özel nitelikli” kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. 

            Bu kapsamda, şirketimiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve şirketimiz bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

            Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu politikanın 3.3. bölümünde yer verilmiştir.

2.3. İŞ BİRİMLERİNİN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ KONUSUNDA FARKINDALIKLARININ ARTTIRILMASI VE DENETİMİ  

            Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve verilerin muhafazasını sağlamak amacı ile farkındalığın artırılması için iş birimlerinde gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

            Şirketimiz mevcut çalışanlarının ve bünyesine yeni dâhil olan çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde danışmanlar ile çalışmaktadır. Bu doğrultuda Şirketimiz, ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımları değerlendirmekte olup ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak yeni eğitimler düzenlemektedir.

 

BÖLÜM 3 - KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

 

3.1. KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN İLKELERE UYGUN OLARAK İŞLENMESİ

3.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Kişisel veriler kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar gelmeyecek şekilde genel güven ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenmektedir. Bu çerçevede, kişisel veriler şirketimizin iş faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde ve bunlarla sınırlı olarak işlenmektedir.

 

3.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama 

Şirketimiz kişisel verilerin işlendiği süre boyunca doğru ve güncel olması için gerekli önlemleri almakta ve belirli sürelerle kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin gerekli mekanizmaları kurmaktadır. 

 

3.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Şirketimiz, kişisel verilerin işlenme amaçlarını açıkça ortaya koymakta ve yine iş faaliyetleri doğrultusunda bu faaliyetlerle bağlantılı amaçlar kapsamında işlemektedir. 

 

3.1.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirketimiz kişisel verileri yalnızca iş faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte ve ölçüde toplamakta olup belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir. 

 

3.1.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Şirketimiz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.  

 

3.2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi haricinde kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabileceği gibi birden fazla şart da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilmektedir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde, işbu Politika’nın 3.3 başlığı (“Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi”) içerisinde yer alan şartlar uygulanacaktır.

 

(i) Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır. 

Aşağıda yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir. 

 

(ii) Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söz edilebilecektir. 

 

(iii) Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. 

 

(iv) Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir. 

 

(v) Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 

(vi) Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.

 

(vii) Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 

(viii)  Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 

3.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ  

Özel nitelikli kişisel veriler şirketimiz tarafından, işbu politikada belirtilen ilkelere uygun olarak ve kurulun belirleyeceği yöntemler de dâhil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir: 

  1. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.

 

  1. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.

 

3.4. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI

Şirketimiz, kanunun 10. maddesine ve kurul kararlarına uygun olarak kişisel veri sahiplerini kişisel verilerinin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda bilgilendirmektedir.

 

3.5. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI  

Şirketimiz hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, iş ortaklarına, üçüncü gerçek kişilere) aktarabilmektedir. Şirketimiz bu doğrultuda kanunun 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu politikanın Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları dokümanından ulaşılması mümkündür.

 

3.5.1. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veri sahibinin açık rızası olmasa dahi aşağıda belirtilen şartlardan bir ya da birkaçının mevcut olması halinde Şirketimiz tarafından gerekli özen gösterilerek ve Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dâhil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilecektir. 

  • Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin ilgili faaliyetlerin kanunlarda açıkça öngörülmesi, 
  • Kişisel verilerin şirket tarafından aktarılmasının bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
  • Kişisel verilerin aktarılmasının şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, 
  • Kişisel verilerin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde şirketimiz tarafından aktarılması, 
  • Kişisel verilerin şirket tarafından aktarılmasının şirketin veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması, 
  • Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirket meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması, 
  • Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması. 

Yukarıdakilere ek olarak kişisel veriler, Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığı halinde aktarılabilecektir. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise mevzuatta öngörülen veri aktarım şartları doğrultusunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurul’un izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılabilecektir.

 

3.5.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirketimiz uhdesindeki özel nitelikli kişisel veriler rutin işleyişte 3. kişilere aktarılmamaktadır. Özel nitelikteki kişisel verilerin aktarılması durumunda ise şirketimiz tarafından, işbu politikada belirtilen ilkelere uygun olarak ve kurulun belirleyeceği yöntemler de dâhil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve ancak aşağıdaki şartların varlığı halinde aktarılabilecektir: 

 

  1. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.

 

  1. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.

 

Yukarıdakilere ek olarak kişisel veriler, Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığı halinde aktarılabilecektir. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise mevzuatta öngörülen veri aktarım şartları doğrultusunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke aktarılabilecektir.

 

4. BÖLÜM 4 - ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN                              KATEGORİZASYONU VE İŞLENME AMAÇLARI

 

Şirketimiz nezdinde, kanunun 10. Maddesi, kurul kararları ve diğer mevzuat uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilerek, Şirketimizin kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, kanunun 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin kanunun 4. maddesinde belirtilen ilkeler olmak üzere kanunda belirtilen genel ilkelere uygun bir şekilde kişisel veriler işlenmektedir. İşbu politika da belirtilen amaçlar ve şartlar çerçevesinde, işlenen kişisel veri kategorilerine ve kategoriler hakkında detaylı bilgilere politikanın Kişisel Veri Kategorileri dokümanından ulaşılabilecektir. 

 

Söz konusu kişisel veri işleme amaçlarına ilişkin detaylı bilgiler politikanın Kişisel Veri İşleme Amaçları bölümünde yer almaktadır. 

 

5. BÖLÜM 5 - KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

 

Şirketimiz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.  

 

6. BÖLÜM 6- KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN                      KULLANILMASI

6.1. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

            Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler: 

  1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  6. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

 

6.2. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARINI KULLANMASI

Kişisel veri sahiplerinin bölüm 6.1.’de (“Kişisel Veri Sahibinin Hakları”) sayılmış haklarına ilişkin taleplerinin Kurul’un belirlemiş olduğu yöntemlerle ve de Şirket Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasında belirtildiği üzere yazılı ve ıslak imzalı olarak veri sorumlusunun adresine, elektronik ortamda ise güvenli elektronik imza ile imzalanmış olarak yine yukarıda belirtilen kayıtlı elektronik e-posta adresimize gönderilmesi veya info@harstraktor.com adresine iletilmesi halinde başvurular en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır. Bu doğrultuda kişisel veri sahipleri başvuru formuna http://www.harstraktor.com adresinden ulaşılabilecek Veri Sahibi Başvuru Formundan yararlanabileceklerdir.

 

6.3. ŞİRKETİMİZİN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ

Şirketimiz, kişisel veri sahibi tarafından yapılacak başvuruları mevzuata uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır. 

 

Kişisel veri sahibinin, bölüm 6.1.’de (“Kişisel Veri Sahibinin Hakları”) yer alan haklara ilişkin talebini usule uygun olarak Şirketimize iletmesi durumunda, şirketimiz talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir. 

             

EK 1 – Kişisel Veri İşleme Amaçları

 

ANA AMAÇLAR (BİRİNCİL)

ALT AMAÇLAR (İKİNCİL)

 

Şirketin insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanmasının ve icra edilmesi 

İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması 

Personel temin süreçlerinin yürütülmesi 

Stajyer ve öğrenci temin yerleştirilmesi ve operasyon süreçlerinin planlanması ve icrası

Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi 

 

Etkinlik yönetimi 

İş faaliyetlerinin planlanması ve icrası 

Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası

İş ortakları ve tedarikçilerin bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası 

Finans ve muhasebe işlerinin takibi

Satın alma süreçlerinin planlanması ve icrası

Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası 

Kurumsal yönetim faaliyetlerin planlanması ve icrası

Üretim ve operasyon süreçlerinin planlanması ve icrası

İş faaliyetlerinin etkinlik/verimlilik ve yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi faaliyetlerinin planlanması ve icrası

Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması denetimi ve icrası

Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerin planlanması ve icrası 

Lojistik faaliyetlerinin planlanması ve icrası 

İş sürekliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve icrası 

Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi

Sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin planlanması ve icrası

Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi 

Satış    sonrası destek hizmetleri aktivitelerinin planlanması ve icrası 

Sözleşme süreçlerinin ve hukuki taleplerin takibi

Müşteri talep ve şikâyetlerinin takibi

Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası 

İş ortakları ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi 

Ürün ve hizmetlerin satış süreçlerinin planlanması ve icrası

 

Şirketin ticari ve iş stratejilerinin planlanması ve icrası

 

 

Şirket dışı eğitim faaliyetlerinin planlanması ve icrası

 

Stratejik planlama faaliyetlerinin icrası 

 

İş ortakları ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi

Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin ilgili kişilerin beğeni kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek ilgili kişilere önerilmesi ve Şirketin tanıtılması için gerekli olan aktivitelerin planlanması ve icrası 

Ürün   ve        hizmetlerin     pazarlama süreçlerinin planlanması ve icrası

Pazarlama faaliyetlerine konu yapılacak kişilerin tüketici davranışı kriterleri doğrultusunda tespiti ve değerlendirilmesi

Ürün ve hizmetlere ilişkin olarak kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi ve geliştirilmesine yönelik faaliyetlerin planlanması ve icrası

Kişiye özel pazarlama ve tanıtım aktivitelerinin tasarlanması ve icrası

Şirketin üretim ve operasyonel risk süreçlerinin planlanması ve icrası

Dijital ve diğer mecralarda reklam ve tanıtım ve pazarlama aktivitelerinin tasarlanması ve icrası  

Pazarlama amacıyla veri analitiği çalışmalarının planlanması ve icrası

Müşteri memnuniyeti aktivitelerinin planlanması ve icrası

Dijital ve diğer mecralarda müşteri kazanım ve mevcut müşterilerde değer yaratımı üzerine

geliştirilecek aktivitelerin tasarlanması ve icrası

Ürün ve hizmetlerin satış ve pazarlaması için pazar araştırması faaliyetlerinin planlanması ve icrası

Marka iletişimi ve itibarına yönelik faaliyetlerin planlanması ve icrası

Şirketin sunduğu ürün ve hizmetlere bağlılık oluşturulması ve arttırılması süreçlerinin planlanması ve icrası

İş sürekliliğine ilişkin faaliyetlerin planlanması ve icrası

Şirket'in ve Şirket'le iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temini

Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi

Şirket faaliyetlerinin şirket prosedürleri ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve icrası

Şirket operasyonlarının güvenliğinin temini 

Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması 

Şirketin finansal risk süreçlerinin planlanması ve icrası

Şirket denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası 

Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi 

Hukuk işlerinin takibi 

Şirket yerleşkeleri ve tesislerinin güvenliğinin temini

İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin planlanması ve icrası

İş sürekliliğine ilişkin faaliyetlerin planlanması ve icrası

Şirket demirbaşlarının ve kaynaklarının güvenliğinin temini, denetimi ve icrası

Acil durum yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası

 

             

EK 2 – Kişisel Veri Sahipleri

 

KİŞİSEL VERİ SAHİBİ

KATEGORİLERİ

AÇIKLAMA

Müşteri

Şirketimizle herhangi bir akdi ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirketimizin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişiler

Potansiyel Müşteri

Ürün ve hizmetlerimize kullanma talebinde veya ilgisinde bulunmuş veya bu ilgiye sahip olabileceği ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirilmiş gerçek kişiler 

Ziyaretçi

Şirketimizin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler 

Üçüncü Kişi

Şirketimizin yukarıda bahsi geçen taraflarla arasındaki ticari işlem güvenliğini sağlamak veya bahsi geçen kişilerin haklarını korumak ve menfaat temin etmek üzere bu kişilerle ilişkili olan üçüncü taraf gerçek kişiler (Örn. kefil, aile bireyleri ve yakınlar) veya işbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına girmeyen diğer gerçek kişiler 

Çalışan Adayı

Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler

Şirket Hissedarı

Şirketimizin hissedarı gerçek kişiler

Şirket Yetkilisi

Şirketimizin yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler

İş birliği İçerisinde Olduğumuz

Kurumların Çalışanları,

Hissedarları ve Yetkilileri

Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, bayi, yetkili servis, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksızın) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler

 

             

 

EK 3 – Kişisel Veri Kategorileri

 

KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

AÇIKLAMA

Kimlik Bilgisi

Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir: ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, taşıt plakası v.b. bilgiler

İletişim Bilgisi

Telefon numarası, adres, email, faks numarası

Lokasyon Verisi

Kişisel veri sahibinin ürün ve hizmetlerimizi kullanımı sırasında veya çalışanlarımız ile iş birliği içerisinde olduğumuz kurumların çalışanlarının Şirketimizin araçlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden bilgiler

Müşteri Bilgisi

Ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler

Aile Bireyleri ve Yakın

Bilgisi

Şirketimiz operasyonları çerçevesinde ve sunduğumuz ürün ve hizmetlerle ilgili veya Şirketin ve veri sahibinin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve yakınları hakkındaki bilgiler

Müşteri İşlem Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; ürün ve hizmetlerimizin kullanımına yönelik kayıtlar ile müşterinin ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi bilgiler

Fiziksel Mekân Güvenlik

Bilgisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, parmak izi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar vb.

İşlem Güvenliği Bilgisi

Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz (örneğin log kayıtları)

Risk Yönetimi Bilgisi

Ticari, teknik ve idari risklerimizi yönetebilmemiz için bu alanlarda genel kabul görmüş hukuki, ticari teamül ve dürüstlük kuralına uygun olarak kullanılan yöntemler vasıtasıyla işlenen kişisel veriler

Finansal Bilgi

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi veriler

Özlük Bilgisi

Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri

Çalışan Adayı Bilgisi

Şirketimizin çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği şirketimizin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler 

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler

Pazarlama Bilgisi

Ürün ve hizmetlerimizin kişisel veri sahibinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler

Talep/Şikâyet Yönetimi

Bilgisi

Şirketimize yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler

Görsel İşitsel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler

Denetim ve Teftiş Bilgisi

Şirketimizin kanuni yükümlülükleri ve şirket politikalarına uyumu kapsamında iç veya dış denetim faaliyetleri sırasında işlenen kişisel veriler anlamına gelmektedir.

Hukuki İşlem ve Uyum 

Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve Şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler 

 

             

EK 4 – Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları  

 

Şirketimiz Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak müşterilerin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir: 

  1. İş Ortakları
  2. Tedarikçiler   
  3. Kanunen Yetkili Özel Hukuk Kişileri
  4. Kanunen Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları  

 

Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir. 

 

Veri Aktarımı Yapılabilecek

Kişiler

Tanımı

Veri Aktarım Amacı

İş Ortağı 

Şirketimiz ürün veya hizmetlerini belirli bir bölgede satmak ve diğer işlemleri gerçekleştirmek üzere iş birliği içerisinde bulunduğumuz Bayiler                        (Şirketimiz      bayilerine

http://www.harstraktor.com/tr/bayilerimiz

adresinde yer alan listeden ulaşabilirsiniz. )

İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak 

Tedarikçi 

Şirketimizin ticari faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında Şirketimizin veri işleme amaçları ve talimatları doğrultusunda Şirketimize hizmet sunan taraflar

Şirketimizin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirketimizin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirketimize sunulmasını sağlamak

amacıyla sınırlı olarak

Kanunen Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları 

İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketimizden bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları

İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki

 

Örneğin; Rekabet Kurulu gibi 

yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak 

Kanunen Yetkili Özel Hukuk

Kişileri 

İlgili mevzuat hükümleri uyarınca kanunen belirlenmiş belirli şartlara uygun olarak kurulmuş ve yine kanunun belirlediği çerçevede faaliyetlerini devam ettiren kurum veya kuruluşlar (Örneğin; bankalar, bağımsız denetçiler) anlamına gelmektedir.

İlgili özel kurum ve kuruluşların yürütmekte olduğu faaliyetler kapsamında giren konular ile ilgili sınırlı olarak kişisel veriler paylaşılmaktadır.